Protection des renseignements personnels

Responsabilité

La clinique vétérinaire Vieux-Limoilou (ci après : CVVL) accorde une importance accrue à la protection des renseignements personnels qu’elle recueille dans le cadre de ses activités. Ainsi, La CVVL a adopté une politique sur la protection des renseignements personnels dont l’objectif est notamment d’encadrer la collecte, la conservation, l’utilisation, la communication et la destruction des renseignements personnels. À ce titre, le Responsable de la protection des renseignements personnels doit veiller à ce qu’en tout temps, cette politique soit respectée et soit conforme à toute législation pertinente.

Renseignement personnel

Un renseignement personnel consiste en tout renseignement qui concerne une personne physique et permet, directement ou indirectement, de l’identifier. Le nom, l’âge, le sexe, l’adresse, les revenus, le numéro d’assurance sociale, les renseignements financiers et l’adresse courriel sont, entre autres, lorsqu’ils permettent d’identifier une personne, des renseignements considérés comme personnels.

Fins de la collecte des renseignements recueillis

La CVVL collecte seulement les renseignements personnels qui sont nécessaires à l’accomplissement des fins spécifiques pour lesquelles ils ont été recueillis. Il s’agit donc principalement des renseignements personnels nécessaires :

• Aux fins d’offrir des services à ses clients;
• Aux fins de rejoindre ses clients ;
• Aux fins de pouvoir contacter ses clients lors d’urgence ;
• Aux fins du traitement administratif lié aux produits, services, contrats.

Consentement

Généralement, un consentement est requis pour la collecte, l’utilisation et la communication de vos renseignements personnels. Ce consentement doit être manifeste, libre, éclairé et être donné à des fins précises. Ce consentement peut être donné par l’entremise de divers supports (écrit, technologique, etc.).

Toute personne qui fournit ses renseignements personnels lors de son inscription comme client, partenaire ou employé de la CVVL, est présumée consentir à leur utilisation et à leur communication aux fins pour lesquelles ils ont été recueillis.

Dans certains cas spécifiquement prévus par la loi, le consentement n’est pas requis pour l’utilisation et la communication de vos renseignements personnels, par exemple : Pour se conformer à l’ordonnance d’un tribunal; Pour prévenir une fraude, la faire cesser ou la détecter.

L’utilisation et la communication de vos renseignements personnels

La CVVL utilise et communique les renseignements personnels collectés qu’aux seules fins pour lesquelles ils ont été recueillis, sauf si la personne concernée y consent ou que la loi le requiert ou le permet, comme en cas de signalement d'une maladie contagieuse à déclaration obligatoire, de signalement de maltraitance ou de poursuites judiciaires.

Dans le cours de l’exécution de ses fonctions, la CVVL doit, dans certaines circonstances et sous réserves des exigences légales, communiquer les renseignements personnels qu’elle détient à ses mandataires, à ses partenaires d’affaires ou encore, à ses fournisseurs de services.

Lors du transfert de données, la CVVL utilise un processus favorisant la protection, la sécurité et la confidentialité des renseignements personnels en ayant recours, lorsque possible, à l’utilisation de canaux permettant d’établir et de supporter un mécanisme efficace de chiffrage.

La CVVL prend les mesures nécessaires afin que ses mandataires et ses fournisseurs de services utilisent les renseignements personnels qu’aux seules fins pour lesquelles ils ont été recueillis et pour en protéger la confidentialité.

L’utilisation et la communication des renseignements confidentiels en lien avec les dossiers médicaux

La CVVL utilise et communique les renseignements liés au dossier médical de votre animal qu’aux seules fins pour lesquelles ils ont été recueillis, sauf si la personne concernée y consent ou que la loi le requiert ou le permet.

Dans le cours de l’exécution de ses fonctions, la CVVL doit, dans certaines circonstances et sous réserves des exigences légales, communiquer les renseignements confidentiels qu’elle détient à ses mandataires, à ses partenaires d’affaires ou encore, à ses fournisseurs de services. Voici une liste d’informations qui doivent être autorisées pour maintenir un compte dans notre clinique :

• Nom, prénom, adresse domiciliaire
• Numéros de téléphone pour vous joindre
• Informations concernant vos animaux
• Contact en cas d’urgence : nom, numéro de téléphone et relation (parent, conjoint, etc.)
• Dossier médical à jour
• Dossiers médicaux précédents de vos animaux

En conservant votre compte client et votre dossier médical, vous autorisez que la CVVL transmette, si jugé nécessaire, les renseignements ci-dessus, pour les raisons suivantes :

• Analyses de laboratoire externe
• Avis de spécialiste en ce qui concerne mes animaux
• Numéros de téléphone pour me joindre
• Réactions allergiques à un médicament
• Transfert dans un centre d’urgence ou un autre établissement, par suite de votre demande
• Transfert lors de fin de vie
• Toute autre raison menaçant la vie ou la santé de mes animaux

Notifications par courriel

La CVVL ne réalise pas de publipostage (infolettres). La CVVL communique avec vous par courtoisie pour le rappel des vaccins et des examens annuels. En tout temps, vous aurez la liberté de désactiver ces notifications. La CVVL communique également avec vous pour demander la confirmation des rendez-vous que vous avez pris, pour vous demander de l’information par rapport à l’objet de votre visite (informations uniquement recueillies dans le but de renseigner votre médecin vétérinaire avant la consultation), pour obtenir votre consentement pour une procédure chirurgicale de même que vous communiquer des informations essentielles en rapport avec ces procédures planifiées ou pour vous transmettre de l’information médicale spécifiquement concernant votre animal.

L’utilisation et la communication de vos renseignements personnels

La CVVL conserve les renseignements personnels qu’elle possède que pour le délai nécessaire aux fins pour lesquelles ils ont été obtenus, sous réserves des délais de conservation supplémentaires prévus par la loi.

Destruction de vos renseignements personnels

Lorsque les fins pour lesquelles les renseignements personnels recueillis ont été accomplies, et à l’expiration du délai de conservation prévu par la loi, la CVVL détruit ou anonymise les renseignements personnels de façon sécuritaire, notamment en prenant des mesures pour empêcher qu’un tiers ait accès aux renseignements.

Lors de la destruction des documents imprimés qui peuvent contenir des données personnelles, ceux-ci sont détruits dans les règles de l’art par une compagnie spécialisée dans ce domaine pour éviter tout événement en contradiction avec la Loi C-25.

Conservation des renseignements personnels

Les renseignements collectés et consignés au dossier médical seront conservés, tel que l'exige l'Ordre des Médecins Vétérinaires du Québec, pendant un minimum de 5 années après le dernier service professionnel rendu. Par la suite, les renseignements personnels du client et le dossier médical de l'animal pourront être détruits de façon sécuritaire à la demande du client, ou conservés par la CVVL dans la mesure du possible et sans contrainte légale.

Confidentialité et mesures de sécurité

La CVVL applique des mesures de sécurité propres à assurer le caractère confidentiel des renseignements personnels qu’elle détient, et prend les mesures nécessaires afin que son personnel, ses mandataires, ses partenaires d’affaires et ses fournisseurs de services appliquent des mesures de sécurité propre à assurer le même niveau de confidentialité et de protection des renseignements personnels.

Tous les renseignements personnels des clients sont dans un logiciel accrédité. L’accès aux renseignements personnels est strictement réservé au personnel autorisé, soit aux seules personnes dont cela est nécessaire à l’exercice de leurs fonctions ou à l’exécution de leur mandat.

La CVVL assure la sécurité des données de ses clients en mettant en place une protection des données renforcée par l’utilisation de mesures techniques de sécurisation physiques et logiques afin d’en garantir l’intégrité ainsi que leur traitement confidentiel et sécurisé.

Les données qui sont conservées dans le logiciel médical sont sauvegardées dans des serveurs locaux et distants situés au Québec. Seuls les propriétaires et notre partenaire en soutien informatique ont accès aux fonctions administratives. Le maximum est fait afin de sécuriser l'accès à ces données afin de diminuer les risques de rançongiciel. Les systèmes d’exploitation sont toujours à jour avec les dernières mises-à-jour disponibles, les logiciels anti-virus sont maintenus à jour et le personnel est sensibilisé aux cyber-risques.

Les documents imprimés qui comportent des informations personnelles sont détruits de façon sécuritaire.

Les documents physiques qui doivent être conservés sont entreposés à la clinique, dans un endroit inaccessible pour le public jusqu’à leur destruction, selon les normes de l’OMVQ.

Droits relatifs à vos renseignements personnels

À tout moment, sous réserve des restrictions légales ou contractuelles, il est possible de retirer son consentement à la collecte, à l’utilisation et à la communication de vos renseignements personnels. Toutefois, un tel retrait pourrait, par exemple, restreindre l’accessibilité à des offres partenaires, des rabais clients, des communications concernant des rappels de produits ou autres communications de ce genre.

Toute personne a le droit de demander à la CVVL d’accéder aux renseignements contenus à son dossier ou encore, d’accéder aux renseignements utilisés par la CVVL pour rendre une décision.

Protection des renseignements personnels

La CVVL prend des mesures de sécurité appropriées pour protéger vos renseignements personnels contre tout accès non autorisé, perte, divulgation ou altération. Les employés de la CVVL sont formés à la confidentialité et ont accès à vos renseignements seulement dans le cadre de leur travail, afin de fournir des soins à votre animal.

Accès et correction

Vous avez le droit d'accéder à vos renseignements personnels que la CVVL détient et de les corriger en cas d'inexactitude. Pour exercer ces droits, veuillez nous contacter au 418-529-2383 ou par courriel à [email protected].

La CVVL s'engage à respecter la confidentialité de vos renseignements personnels. Si vous avez des questions ou des préoccupations concernant notre politique de protection des renseignements personnels, n'hésitez pas à nous contacter. Nous sommes là pour vous aider et pour assurer les meilleurs soins à votre animal de compagnie.

Utilisation des témoins « cookies »

Les témoins ou cookies sont de petits fichiers de texte adressés à votre logiciel de navigation lorsque vous visitez un site Web. Ils se stockent de façon temporaire ou permanente sur votre disque dur pour garder des traces de votre visite. Ainsi, les cookies peuvent accroître l’utilité du Web en sauvegardant des informations concernant vos préférences pour un site particulier et rendre votre prochaine visite plus efficace.

L’utilisation des cookies est de pratique courante et est maintenant un standard dans le monde informatique. La plupart des sites majeurs les utilisent pour mieux servir leurs clients. La plupart des fureteurs (browsers) sont conçus pour les accepter. Vous pouvez toujours modifier vos paramètres afin de refuser les cookies si vous le désirez. Dans ce cas toutefois, vous pourriez ne pas bénéficier de tous les éléments d’un site Web.

L’utilisation des « cookies » par la CVVL

Le site utilise des témoins inoffensifs dans le but d’établir le trafic, par ailleurs anonyme, sur son site. Ces derniers enregistrent des renseignements statistiques tels que les adresses IP des visiteurs, le type de système d’exploitation, le temps et la durée de la visite et les pages Web consultées. Il s’agit là de données qui ne peuvent pas vous identifier, mais qui sont utiles aux services marketing et Web de la CVVL.

Ces données sont par la suite utilisées pour améliorer son site Web tout en s’assurant que celui-ci offre une expérience optimale aux visiteurs. Plus spécifiquement: Les fournisseurs tiers, y compris Google, diffusent nos annonces sur des sites Web Les fournisseurs tiers, y compris Google, utilisent des cookies pour diffuser nos annonces en fonction des visites antérieures des internautes sur notre site Web. Les internautes peuvent désactiver l’utilisation des cookies par Google via la page « Publicité et confidentialité ».

L'autre utilisation principale que la CVVL fait des cookies sur votre appareil est dans le but exclusif de vous identifier sécuritairement comme étant le propriétaire d'un dossier médical afin de vous permettre d'accéder à vos informations confidentielles, lorsque vous utilisez volontairement les fonctionnalités en ligne offertes par la clinique.

Plaintes

Il est possible pour toute personne qui se considère lésée de formuler une plainte relative à la protection de ses renseignements personnels auprès de la CVVL.

Pour formuler une plainte, vous devez écrire une lettre au responsable de la protection des renseignements personnels et de la vie privée. Les coordonnées sont les suivantes :

Guy Labbé
[email protected]
418-529-2383
1102 3e avenue, Québec (QC) G1L 2X6